今や日常生活に欠かせない存在となったメール。とても便利な存在ですが、毎日利用していると、あっという間に大量のメールがたまってしまい、整理に困ることがあります。

そこで今回は、終活時のメールデータの整理方法をご紹介するとともに、近年注目されているデジタル終活についても解説していきます。

終活でメールの整理をする必要がある人とは？

メールを頻繁に利用する人は、メールの整理が必要です。

自分が以下の条件に当てはまるかどうか、チェックしましょう。

週2回以上メールのやり取りをする人

週に2回以上メールのやり取りをしていると、1年後には大量のデータがメールボックスにたまっています。

個人情報や見られては困るデータが残っている可能性もあるので、定期的な整理が必要です。

インターネットで商品を購入したことがある人

インターネットで商品を購入する場合、メールアドレスの登録が必要になります。商品を購入すると、登録したアドレスに注文の詳細が記載されたメールが届きます。

普段から頻繁にネット通販を利用する人は、メールボックスに大量の個人情報がたまっています。きちんと整理しておかないと、個人情報が流出する可能性があるので注意しましょう。

多数の相手とメールのやり取りをしている人

ビジネスやプライベートでメールのやり取りをする機会が多い人は、自分の死後、多くの人に迷惑をかける可能性があります。

急にメールのやり取りができなくなると、相手が困ってしまうため、事前に対策を練っておかなければなりません。

一度にメールを整理するのは困難なので、空いた時間などを利用して定期的に整理することを心がけましょう。

終活でメールの整理をするメリット

メールの整理を進めると、物質的なメリットだけでなく、気持ちの面でも大きなメリットを得られます。

ストレスがたまりにくい

毎日大量のメールが届くと、その確認に時間を取られ、ストレスがたまっていってしまいます。受信トレイにたくさんのメールがたまっていると、それを見ただけでストレスを感じることもあるでしょう。

その点、メールの整理をすれば、メールボックス内がスッキリすると同時に気持ちもスッキリして、ストレスも軽減します。

メールを確認する時間が減れば、自由な時間も増え、より人生が豊かなものになるでしょう。

重要なメールを逃す心配がなくなる

重要度の低いメールを大量に受信し続けていると、本当に重要なメールを見逃してしまう可能性があります。

メールを使用する機会が多い人は、不要なメールを受け取らないように整理しておきましょう。

重要なメールだけ届くように設定しておけば、うっかり見逃してしまう心配もなくなります。また、本当に必要な相手とメールのやり取りができるようになれば、業務の効率化にも役立ちます。

終活でメールのデータを整理する方法

メールのデータを大量に残しておくと、個人情報が流出する等のトラブルの元になる可能性もあります。

大量のデータが残っている人は、空いた時間を利用して、日頃からコツコツ整理しておきましょう。

一つのメールアドレスに集約する

メール利用者の中には、複数のメールアドレスを使い分けている人がいます。Yahoo!メールやGmailなどは、無料で新しいメールアドレスを作れるため、これらのフリーアドレスをビジネス用とプライベート用に使い分けている人も多いでしょう。

複数のメールアドレスを所有している人は、一つのメールアドレスに集約しておくことをおすすめします。使用しないアドレスは削除して、本当に必要なアドレスだけ残すことで、データの管理や整理がしやすくなります。

不要なメールを削除する

メールを整理する際は、必要のないメールから先に削除していきましょう。大切なデータがや個人情報が記載されたデータは残しておき、今後使用する予定のない不要なメールから消去してください。

削除すべきかどうか迷ったメールは、とりあえず残しておいてかまいません。何度かメールの整理を続けるうちに、「もう必要ないな」と思ったら消去すれば良いでしょう。

大事なメールは別フォルダに保管する

残しておきたいメールは、別フォルダに保管しておきましょう。

フォルダに「重要」という名前をつけて保管しておけば、あとで家族が見た時に、一目で大事なデータだと把握することができます。

不要なメールは受信しない

読んでいない不要なメルマガは配信を停止しておきましょう。重要度の低いメールは、あらかじめ受信しないように設定しておけば、あとで整理する手間も省けます。

受信したくないメールは迷惑メールに振り分けておくなどして、大事なメールしか受信フォルダに残らないようにすれば、見た目もスッキリします。

エンディングノートに記す

メールのデータを整理したら、そのことを家族に知らせるために、エンディングノートに記載しておきましょう。

メールアドレスのログイン方法や削除方法など、取扱方法を記録し、親しい家族に託すようにすれば、亡くなった後のデータ処分に困ることもありません。

デジタル終活を始めよう｜メール以外に整理しておくべきこと

パソコンやスマホなどに保存されたデジタルデータを整理することを「デジタル終活」といいます。

人に見られたくないデータや、大切な個人情報を守るためにも、デジタル終活は早めに始めましょう。

写真データ

大量の写真データを残しておいても、遺族が困るだけです。大切なイベントなどを収めた写真データは、捨てるに捨てられず、遺族にとって悩みの種になってしまいます。

遺族の負担を減らすためにも、写真データは残しておいてほしいものと捨てて良いものにあらかじめ分けておきましょう。写真の断捨離ができたら、エンディングノートなどに捨ててほしい写真の処分方法などを、わかりやすく明記しておいてください。

写真データの流出を防ぐために、パスワードをつけて安全な場所に保存するのがベストです。ただし、セキュリティ対策をやり過ぎると、家族に見つけてもらうことが難しくなります。

安全な保管場所と保管方法を確保したら、そのまま放っておくのではなく、家族に受け渡す準備もしておきましょう。

SNSなどのアカウント情報

ツイッターやLINEなどのSNSを始め、ブログなどのアカウント情報も、デジタル終活で整理しておくべき対象になります。すでに利用していないサービスがあるなら、登録を解除しておきましょう。

現在使用しているサービスのIDとパスワードをリスト化して記帳しておけば、何かあった時に家族にスムーズに託すことができます。

記帳したノートなどは、金庫に保管しておくのがベストです。金庫なら安全で、万が一の時でもすぐに見つけてくれる可能性が高くなります。

まとめ

普段メールでやり取りする機会が多い人は、終活でメールの整理を行いましょう。大量のデータを一度に整理するのは困難なので、日頃から少しずつ整理することでコツコツ進められます。

また、メールの整理と同時に、他のデジタルデータの整理も始めてみましょう。元気なうちにデジタル終活を始めれば、見られたくないデータを守ることができ、家族への引き継ぎもスムーズになります。