身内が亡くなられた場合、「忌引き休暇」を取得することで葬儀することができます。

しかし忌引き休暇の申請をしたくても、電話がつながらないなどの理由でどうしてもメールで伝えなければならないこともあるかもしれません。

そこで、大切な連絡をメールでしても良いのでしょうか。

今回は忌引き休暇を取る場合にメールで連絡しても良いのかを中心に、例文や返信の仕方などを詳しくご紹介いたします。

忌引き休暇を取る場合にメールで伝えても良いの？

会社に休暇の申請をする際は口頭で相談することがベストです。

しかし、身内が亡くなられた場合は葬儀の手配などをしなくてはならないため、会社に行って相談することは難しいでしょう。

また電話で連絡をする際にも、早朝や深夜に会社や上司に連絡をするわけにもいきません。

こうしたことから、忌引き休暇の申請をメールですることは、そこまで非常識ではないというのが一般的な考え方となっています。

メールで連絡した後に電話もした方が良い？

やむを得ずメールで忌引き休暇の申請をした場合は、電話でも改めて忌引き休暇の申請をするようにしましょう。

メールの連絡だけでは、相手がメールを確認していない場合もあるからです。

もし忌引きで休むという旨の連絡が相手に届いていなかった場合は、無断欠勤となってしまいます。

忌引き休暇の申請をメールでした後も、会社の始業時間になったらできるだけ早く電話で忌引きの旨を伝えましょう。

忌引き休暇の申請をメールでする場合の書き方について

喪中はがきや香典返しの挨拶文などには決まった形式がありますが、会社に忌引き休暇の申請をメールでする際の書き方については特に決まった定型文はありません。

普段の業務連絡と同じように、忌引き休暇を取る旨が失礼のないように正確に伝わればOKです。

＜忌引き休暇の申請をする際に必要な情報＞

• 誰がいつ亡くなったのか（自分との続柄含む）
• 通夜、葬儀の日程
• 忌引き休暇を取る日数
• 葬儀場の名前と住所
• 緊急連絡先（電話番号）

忌引き休暇は故人と自分との関係性によって取得できる日数が違います。

会社の規定によって少し変わりますが、一般的には故人が配偶者である場合は10日間、父母や子供であれば5～7日としている会社が多いです。

また、会社の同僚や上司に葬儀の案内を出す場合は、葬儀場の名前や住所を伝えましょう。

また、供花や弔電の受け取りや送り先についても、決まっているようであれば伝えておきましょう。

なお、葬儀の詳細が未定の場合は、後程伝えるということを記載しておいてください。

もし家族葬を行うなどで葬儀の案内を出さない場合は、その旨を伝えましょう。

メールで忌引き休暇の申請をする際の例文

忌引き休暇の申請には定型文はありませんが、どのような内容でメールを送れば良いのかわからない方も多いことでしょう。

忌引き休暇の申請をメールで送る際の例文をご紹介します。

＜例文＞

件名：忌引き休暇の取得のお願いにつきまして

○○部○○課、○○様

お疲れ様です。
○○課の□□です。
お休みのところ突然失礼いたします。

実は昨日実父が亡くなりましたため、7日間の忌引き休暇を申請させていただきたく思いましてご連絡させていただきました。
本来は直接お電話で伝えなければならないところ、深夜のためメールにて失礼いたします。

忌引きの期間は2020年○月□日～○月△日まででお願いいたします。
葬儀会場の場所は未定なので、決まり次第ご連絡いたします。

なお、忌引き休暇中のご連絡は以下となります。
090-××××-××××(携帯電話番号・本人直通)

その他、詳細が決まりましたら早急にご連絡させていただきます。
お忙しいところ大変お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

（氏名）

忌引き休暇明けのお礼の挨拶はメールでも良い？

忌引き休暇が明けたら、必ず会社の方にお礼をしましょう。

忌引き休暇といえども、欠勤した社員の穴埋めをしてくれた同僚や上司には必ずお礼を伝えてください。

忌引き休暇明けのお礼は必ず口頭で伝えましょう。忌引き休暇の連絡がメールでも許されるのは、緊急事態だからです。

忌引きが明けたということは葬儀などを一通り終えたということなので、出社して直接挨拶をすることが礼儀です。

くれぐれもメールで済ませるようなことの無いようにしましょう。

直接迷惑をかけてしまった同僚などがいる場合は、菓子折りを持参してお礼を伝えるなどすると、気持ちがより伝わるでしょう。

忌引き連絡をメールでもらった場合の返信について

ここまでは忌引き休暇を取得する側の手順をご紹介してきましたが、忌引きの連絡を受けた側はどのように返信すれば良いのでしょうか。

忌引きの連絡をメールで受けた場合、できる限り早く忌引きを許可する旨を返信しましょう。

受信からかなり時間が経っている場合、「メールが届いていないのか？」と送信者が不安になっているかもしれません。

メールを確認した段階でできるだけ早く返信すると良いでしょう。この際、お悔やみの言葉を添えることがマナーです。

その他は通常の業務連絡と同じような言葉遣いで構いません。ただし、故人の死因を尋ねることはNGです。

「忌引き休暇を了承した」ことと、「お悔やみの言葉」を添えたシンプルな返信を心がけましょう。

忌引き休暇メールに返信する際の例文

次に、忌引き休暇の申請に対するメールの返信の例文をご紹介します。

忌引き休暇の申請をするメールと同じように、返信をする場合も定型文はありません。

＜例文＞

◯◯様のご不幸に際し、略式ながらメールにてお悔やみ申し上げます。
仕事についてはお気になさらずに、どうか故人をお見送りください。
葬儀にはこちらの都合で参列できず、誠に申し訳ありません。
◯◯様の安らかなご永眠をお祈り申し上げます。

忌引き休暇を取得する際に気を付けるべきポイント

忌引き休暇を取得する際は、注意しなければならないポイントがいくつかあります。

忌引き休暇制度がない会社もある

忌引き休暇を取得する場合、最初に気を付けるべきことはご自身の会社に忌引き休暇制度があるかどうかを確認することです。

忌引き休暇制度は法律で定められているものではないので、会社によっては忌引き休暇の制度を設けていない場合があります。

また正社員には忌引き休暇が認められていても、パートやアルバイトの場合は忌引きが適用されない会社もあります。

もし忌引き休暇が取得できない場合は有給休暇、もしくは通常の欠勤扱いになることもあります。

不明な点は就業規則を確認するか、会社に問い合わせましょう。

業務の引き継ぎをしっかりしておく

忌引き休暇を取得するタイミングは突然訪れるため、仕事を欠勤する以上は同僚への引継ぎはしっかり行いましょう。

文書として残るため、引き継ぎの連絡はメールで送ると良いでしょう。

また、引き継いだ仕事でわからないことがあった場合に連絡が取れるよう、同僚にも緊急連絡先を伝えておきましょう。

取引先にも忌引きの連絡をしておく

忌引き休暇の間に取引先との打ち合わせなどの予定があった場合は、先方に忌引きの旨を連絡する必要があります。

もし同僚に代わってもらえるとしても、ご自身から連絡をすることがマナーです。事情をしっかりと話して、お詫びを伝えましょう。

この際の連絡もまずはメールで構いませんが、改めて電話で連絡をした方が印象が良いでしょう。

次に、取引先に忌引きの連絡をする際の例文をご紹介します。

こちらも定型文ではありませんが、このような内容が伝わる文面で連絡をしましょう。

＜例文＞

件名：○月○日の打ち合わせにつきまして　日程変更のお願い

○○株式会社　○○部○○課〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社　○○課　（氏名）でございます。
○月○日に予定しておりました打ち合わせにつきまして、ご連絡させていただきました。

実は昨日母が逝去しましたため、私事で大変恐縮ではございますが日程の変更をお願いできませんでしょうか。

お忙しいところ急な予定変更となり誠に申し訳ございません。
なお私が不在の間は、弊社○○課の（名前）にご連絡を頂けますと幸いに存じます。
連絡先はこちらになります。
（メールアドレスなど）

急な連絡となってしまい誠に恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

△△株式会社　○○課　（氏名）

まとめ

忌引き休暇の申請がメールでの連絡になるのは仕方がありません。

しかしメールで連絡をするとしても、しっかり礼儀やマナーを守って失礼のないようにしましょう。

また、メールで連絡をした後は改めて電話で連絡をすることを忘れないようにしましょう。